Page 8 - Flipbook Panduan Umum PPID 2021
P. 8
BAB III
MEKANISME PENGELOLAAN, PERMOHONAN DAN
PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pengelolaan dan pelayanan atas permohonan Informasi dan Dokumentasi dilaksanakan oleh PLID
yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat. Disamping itu OPD juga
mempublikasikan informasi publik melalui website milik OPD Pemerintah Daerah.
A. Mekanisme Pengelolaan Informasi Publik
1. Pengumpulan Informasi
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap unit dan bagian di lingkungan Pemerintah
Daerah Provinsi Sumatera Barat dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah:
a. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang
dan yang akan dilaksanakan oleh setiap unit dan bagian;
b. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas
pokok dan fungsi masing masing unit dan bagian.
c. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis
maupun dinamis.
d. Pejabat sebagaimana dimaksud pada huruf c merupakan pejabat yang bertanggung jawab
dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di unit dan bagian, sedangkan arsip statis dan
dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit
dan bagian bersangkutan.
e. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :
1) Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya;
2) Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya;
3) Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan;
4) Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen.
f. Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan
dokumentasi, meliputi :
1) Organisasi/Kelembagaan;
2) Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait;
3) Sumber Daya Manusia (Struktural dan Fungsional);
4) Program dan Kegiatan;
5) Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan
kegiatan;
6) Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi (IT);
7) Daftar Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala;
6
