Page 11 - Flipbook Panduan Umum PPID 2021

c. Pendokumentasian Informasi

Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan
dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh OPD di lingkungan di lingkungan
Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat untuk membantu PPID melayani permintaan
informasi.

Pendokumentasian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangundangan
bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di Lingkungan
Pemerintah Daerah Provinsi Sumatera Barat.

Format dalam pendokumentasian informasi meliputi :

1) Deskripsi Informasi: Setiap unit dan bagian membuat ringkasan untuk masing-
masing jenis informasi.

2) Verifikasi Informasi: Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.

3) Otentikasi Informasi: Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui
validasi informasi oleh setiap satuan Kerja.

4) Kodefikasi Informasi:

a) Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan
kodefikasi.

b) Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing Satuan Kerja.

5) Penataan dan Penyimpanan Informasi.

B. Standar Operasional Prosedur Penyusunan Daftar Informasi dan

Dokumentasi Publik

1. Prinsip-prinsip Dasar

Prinsip-prinsip dalam penyusunan DIDP adalah:

a. Setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna Informasi
Publik.

b. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan
cepat, tepat waktu, biaya ringan, dan dengan cara sederhana.

c. Informasi harus bersifat utuh, akurat, benar, dan dapat dipercaya.

d. Informasi harus bersifat pro-aktif.

e. Maximum access and limited exemption, atau Informasi Publik yang dikecualikan bersifat
ketat, dan terbatas.

f. Pengujian tentang konsekuensi wajib dilakukan dengan seksama dan penuh ketelitian.

9